横店国际商贸城有限公司
信息管理工作的若干思路

2001.08.09 -20 初稿

关于计算机办公基础建设的意见

　　本意见针对国际商贸城目前办公环境，以解决资料处理和办公计算机化等当务之急，并为日后展开电子商务的国际接轨作好准备。近期所添置的各项设备、软件，应确保日后可继续使用。
　　国际商贸城是一个新建单位，部门完善和工作配合等均需要时间磨合，此外资料的积累和规范化以及操作的规范化也需要时间，同时也为未来的国际商业运作逐步建立高效率、低成本、国际规范化管理(管理人员素质和结构、管理制度等)奠定基础。为此，希望行政上明确：

1. 设立横店国际商贸城信息中心，全面负责计算机管理工作。
2. 各部门配置办公用计算机，部门首长、50周岁以下的员工必须学会计算机办公。各项计算机操作，权限的授予和注销，以分管首长签发的“权限生效意见”为依据，信息中心则以“权限生效意见”分别设置各项操作权限。
3. 各部门办公的第一手文稿和数据，均由本部门输入计算机，所有定稿的计算机信息均由公司信息中心服务器统一保存、并按管理级实现共享，不再重复录入。
4. 公司所有计算机、计算机相关设备、配件、软件等资源，统一由信息中心管理、调配。各部门的计算机设备必须落实专人管理，与本部门业务无关的软件运行需经信息中心认可，外部人员未经允许不得使用公司计算机设备。

关于信息发布和广告管理意见

1. 本公司网站 http://www.hengdiantrade.com 是公司信息发布的窗口、联系的桥梁、形象的标志。
2. 公司网站的知名度是本公司无形资产的重要组成部分，提高本公司网站的知名度是每一个公司员工义不容辞的责任，因此公司所有外发的信函、传真、名片、广告、印刷品、资料袋等，均应注明本公司的网站和电子信箱地址。具体如下：
   http://www.hengdiantrade.com/
   info@hengdiantrade.com
   
3. 通过其他媒体发布的信息、广告、宣传资料，新闻发布会的发布信息等，原则上应先在本公司网站发布，以提高本公司网站的"独家、首家、准确"等信息声誉、无形资产。
4. 在其他媒体发布的信息中，必须标明指向(指计算机网络媒体)或标注(指报纸等非计算机网络媒体)本公司网站地址和电子信箱地址。
5. 为防止公司客户资源流失，严禁招商的客户信息进入集团外网站数据库。理应本公司独享的客户信息资源，不得与集团外网站共享。
6. 为便于统一管理(修改或撤销)已发布的信息，确保发布信息的统一，不赞成在集团以外的网站上制作、刊登网页。
7. 本公司网站所有发布(修改或撤销)的信息，由有关信息发布责任部门提出并经公司主管批准同意，信息中心仅作相应的技术处理。
8. 在其他媒体发布的信息、广告，属相关部门的业务职责，费用开销也应纳入相应业务经费。信息中心仅对该信息、广告的刊登情况和规范进行管理、提出指导性建议；在其他媒体发布的信息和广告的费用报批单上，应由信息中心副署审阅意见。

关于网站招商的建议

1. 本公司网站 http://www.hengdiantrade.com 是公司信息发布的窗口、联系的桥梁、形象的标志。
2. 公司网站的知名度和访问量，除了依靠集团、公司自身条件外，还受网站组织的信息范围、信息量、信息内容等影响。由大众传播学等理论知道，信息的组织和受众的定位直接相连。和传统的广播、电视、报纸等不同的是，网络媒体不仅是双向、动态的，并且是随时间累积的。公司初建，不确定因素很多，网站的不完善或修改乃至推倒重建都是可能的。但随着时间的推移，尽管局部修改、完善是可能的，而全部修改或推倒重建，不仅困难而且可能会带来负面影响。由此，确定网站宗旨、受众定位，不仅重要而且迫切。
3. 我对网站定位的考虑：集团花大力兴建商贸城，是抢先一步借中国进入 WTO 的东风，为横店的城市化建设、提高集团品位并形成稳定而极具横店特色的影视、旅游、工业、商业、高科农业紧密结合的多元经济格局的大手笔。公司网站的建设，应该紧紧围绕这一中心展开。但是，网上工作和网下工作，并不一定同步进行。举例来说，商贸城建成后的第一次招展，受场地等限制，时间安排为11月3-9日，内容限于食品、日用品和乡镇企业名优产品等三大门类。对此，公司网站无疑应该做好配合工作。问题是，在这一时间和内容之外的客商，我们能否同时向他们提供服务和商机？会展期的参展客商，如果需要我们提供期中、期前、期后的网站相关宣传服务，我们是否可以进行？即，公司网站对内服务是第一位的，但对外服务也不能忽视。在目前网站知名度还不高的情况下，对外服务的着眼点是不增加采编投入的情况下增加网站信息、不增加广告投入的情况下借助外力推广本公司网站、提高本公司对本展会宣传投资的利用率、营造横店国际商贸城的商业氛围等综合效益，而不是单纯的盈利。因此，我认为对外来的网页和广告，给钱最好，不给钱也做。我的定位方略是：网上网下，密切配合；统筹协调，各具特色。共同营造实际、虚拟两个商业社区。
4. 如果上述考虑是可取的，则我的思路继续展开为：今后进行的每一期展会，参展客商的广告应分三类征集：A，会刊；B，现场内外；C，网站。即所印宣传资料时，应考虑添加网站广告(包括网页)制作一项。
5. 在公司网站知名度提高后，应及时向工商行政管理机构申请进行广告业务。网站标识如图所示：
6. 在作上述分析后，我将公司网站的内容分为三大块：一，直接为本公司服务的，包括宣传、报道本公司的各种信息，以及配合公司其他部门进行的业务信息发布等；二，为公司客户、网站客户所作的信息服务；三，为营造网站的虚拟商业社区氛围，收集的各种社区信息，其中部分仍可以广告形式进行，但盈利不是主要目的。增加本公司网站的信息量(质量、数量、范围)，是当务之急。

关于网站栏目设置的建议

1. 本公司网站 http://www.hengdiantrade.com 在经过初创阶段后，应该进一步提高。
2. 对前一阶段的两次改版举措，从个人角度作一回顾。
   首先，是“阿里巴巴”，这是一次控制权转移的变动。阿里巴巴为公司重新开通了一个域名 hengdianexpo.com ，并将这一网站的相关数据纳入阿里巴巴的数据库、规范等，我们没有“版权”！网页，基本取自本公司网站的原版面。公司更新网页，必须按阿里巴巴版权规定的格式进行。我考虑，即使不考虑控制权、无形资产流失等问题，仅从服务本企业而言，在反映(响应)领导意愿、速度等方面，具体操作的困难很大。

   例一 (仍未收回控制权)：

   例二 (已经收回控制权)：

   例三 (公司原网站)：

   
   第二，是美国的张友亮先生主持进行的修改，主要是从内容上，即针对英文翻译进行的。版面，作了相应的调整。在修改过程中，我和来自美国的潘博照、江启光等先生曾讨论过栏目设置问题，江先生是报纸发行人，认为在内容积累还不多的情况下，只有保持目前这种版面设置和结构。例三，就是这次修改的结果，而例二则是按修改结果、并收回控制权后加以统一的。
   第三，继张的修改后，经总经理秘书王振提供的具体意见，又对部分内容作过小量修改。同时还增添了“食品博览”的相关内容，《招商书》中没有上网页的部分，也是遵循领导意见进行的。
   上述修改，我个人所作的，仅仅是技术性和劳务性的操作。
3. 国内几个世贸同行的网站栏目：
   中国国际贸易促进委员会北京市分会、中国国际商会北京商会、北京世界贸易中心，三块牌子一个网站，只有英文版。栏目为：[Home(主页)] [Events and Exhibits(项目和展品)] [Membership Information(会员信息)] [Membership Directory(会员指南)] [Association Services(协会机构)] [About CCPITBJ(关于我们)] [Contact Us(联系我们)] [Help(帮助)] ，只有文字(英文)没有装饰。
   中国国际贸易中心，中英文版。栏目为：“关于国贸 | 写字楼 | 饭店 | 公寓 | 国贸展览 | 国贸商城 | 餐饮娱乐 | 物业管理 | 国贸快讯 | 信息反馈 | 网站地图”共11项。
   成都世界贸易中心会，中英文版。栏目有：首页、国际交流、会员客户、经贸快讯、招商引资、会员服务、世贸知识、WTC成都、联系方法。
   成都世界贸易中心会实行会员制，从网站上看，做得比较灵活，客户信息(比如“杜甫酒厂”)也制作网页。网页的主要结构，与我们基本一致。

   例四 (成都世界贸易中心会)：

   
   浙江世界贸易中心，中英文版。栏目有：世贸中心简介、世贸会展中心、世贸大饭店、世贸大厦、下属企业、世贸动态、世贸商情、友情网站推荐、欢迎联络。从“世贸动态”一栏看，似乎已长久没有更新了。
4. 来自公司外部的意见，部分是商业性(希望承揽集团网站业务)操作技巧。部分是不了解公司的相关管理情况，以及信息资料的贫乏、采集的条件等。部分是审美、风格方面的。对于中肯的、可以改进的，我是随时采纳的。事实上，网站是动态的，我在维护公司网站的同时，也在分析其他网站的发展趋势，吸收别人的长处，避免别人的短处。个人认为，任何来自外部的建议，都得经过本公司操作。同样，如果决定由外部操作，则本公司必须为外部提供具体的材料，并认可外部的制作。后者的工作量，事实上不比前者少，并且相应的主动权要小。
5. 网站栏目好比教科书的目录，首先是分章，章下还需分节。事实上，每一个栏目的设定，必须组织相应的内容。栏目的不同，是由内容决定的，也即工作范围、专业知识等存在着差别，并且内容随着时间的推移还必须进行充实、修改、删除。信息中心的人员，偏重的是技术，版面设计要涉及技术，网站结构也涉及技术，因此在内容的把握上是相对薄弱的。建议设立“网站主编”，把好内容关。
6. 有些栏目，曾经考虑过，实因困难而未进行。比如“外贸政策与法规”，这是从事进出口所关心的，但是法规性的需要公布和解释权。“外贸项目与动态”，我们没有第一手信息。“外贸物流”、“外贸货币流(货币兑换、结算等)”等，也是如此。个人认为，这些将来肯定需要，只是目前条件还不具备，空立栏目则会给人产生空架子的错觉。
7. 有些栏目，初创时有具体困难。比如“横店影视与旅游”，这是一个有新题材、吸引力大的栏目。但是我们没有采访条件，没有及时获得动态信息来采访、写作自己的文章和拍摄照片，只能被动地转摘《横店集团报》等。此外，报导这些信息的，属于横店集团的，除了集团总部的《横店集团》外，还有《清明上河图》、《横店影视城》等网站。“地方名优特产品”、“区域旅游资源”需要采编或招商、征广告。“横店三产”栏目也是如此，如经决策，再配一定的人力、物力，是可以逐步做的。这些，在初创时，虽考虑，终因条件局限而未进行。
8. 部分栏目已作准备，只待决策。“世贸同行”，这是一个介绍国际上其他 WTCA 成员的栏目，一般 WTCA 成员网站都有这一栏目，以显彰“世贸大家庭”的实力和地位。“在线商场”，这是一个比较活跃的栏目，即网上招商。
9. 形式和内容是相互影响的。初创时，有关公司的介绍材料十分有限。集团和公司的发展速度很快，材料组织往往滞后。如果再将中英文分离版本，网站材料在两个版本上将更为单薄。这一切，均决定了网站初创时期的表现形式。
10. 如果决定开设英文版，则各个栏目的英文翻译也必须相应地跟上，尤其是动态信息，这是网站上最为活跃的部分，涉及面也较宽，如果不及时或者虽然及时却翻译得不到位，则英文版将成为网站提高知名度的瓶颈。由此而推演，除了中文的“网站主编”外，还得配备“英文版”工作班子。个人认为，这是将来发展的必然趋势。
11. 通常，一个企业网站的专职人员在5-10人之间，商业网站则多于数十人。内部职能相当明确，负责者有权威，工作就有条理，大家心里有底，事好做。
12. 为避免“人云亦云”、“无所适从”的尴尬，同时也希望能够找到一个既权威、又获各方认可、并且相对稳定的网站模式，我建议请专业媒体策划机构(没有控制欲望的公司)进行设计策划。这样，可以落实具体操作。